行政岗位是什么工作(新手如何做好行政工作)
司空初珍 • 2022-04-27 09:10:01 • 5404次
据说行政的工作,一直处于企业各岗位的鄙视链底端,“实在不行去做行政”,是很多业务等部门人员自嘲的话。
分管了一年多的行政,我得说,行政的工作单独来看,每一项是不需要太大的技术含量,但架不住它实在太杂,再加上每一项工作很难有一个统一标准,这就使得所有行政的工作加在一块儿,要能够整体上做到一个较高的水平,其实对人员的要求还是相当高的。
那么,行政部的工作职责到底有哪些呢?
整个办公区域的现场管理,包括办公环境维护和美化、安全、日常接待等
作为一名非行政部门的普通员工,你日常所接受的来自公司行政部门的服务,可能比你跟同部门的同事、自己的直属领导的接触还多:
早上一进办公室,迎面就是前台小姐姐甜美的笑容,前台的屏幕上,可能还放着欢迎上班、节假日有节日祝福等,重大节日,还能够看到办公室被布置得焕然一新;
如果是在开空调的季节,进了办公室永远冬暖夏凉,那是因为有行政部工作人员提前一小时就开了空调,不开空调的季节,下班时间办公室已经完成了通风换气;
回到工位上,办公桌椅早已经被清洁工擦拭干净,旁边摆放的绿植和盆栽,养护人员可能趁你下班的时间已经进行过浇水、喷营养液和修剪的处理;
放下包去倒水,饮水机永远都有水,那是因为行政人员会随时检查、及时换水的功劳;
你上午约了客户见面,客户到了,被前台请进洽谈室,还奉上了客户喜欢的饮品,并及时通知你来接待;
下午网购寄到公司的快递,前台会通知你取件,不满意的,你网上下个单跟前台交代一声,快递员到了,仍然是前台通知你;
你中午吃外卖不小心把地板弄脏了,还可以及时通知行政安排保洁员来处理。
诸如此类的所有工作,都可以划归为办公区域的现场管理这一类工作中来。
采购及物资管理,包括各类办公用品的采购和管理、差旅的预订和管理等
各类办公用品、商务礼品及酒店、机票等的采购、预订和管理,是行政部的第二大职责。具体来说,又分为这样几大块内容:
办公桌椅、电脑等固定资产的采购和管理:这一块儿的工作主要要跟公司人员的变动密切联系,对于人员变动相对较小的企业来说,管理好入离职员工资产的交接、回收和维修坏掉的设备即可;对于人员变动较大的企业,则要考虑大批量提前采购或者要集中处理相关办公设备;
打印纸、白板笔等易耗品及各类临时采购需求的采购及管理:无论公用的常用办公用品,还是员工个人领用的常用办公用品,也都是由行政部门来进行统一采购和管理的;当各个部门有一些临时需求,比如办个会展活动等,所需要的一些临时物资的采购需求,也由行政部承接;
差旅的报销管理及机票、酒店的预订:差旅相关制度,比如在不同城市和地区出差的餐费、交通费和住宿费的报销标准等,一般由行政部负责起草并发布,为了集采降低费用,也为了方便员工,一般行政部还要负责机票、酒店等的预订工作。
办公室的租赁、装修及房屋维护相关工作
一家企业的办公场地,无非是两种来源:
一种是租赁来的,那么,行政的主要工作就是找办公场地、谈合同签合同,进行装修,装修好之后组织搬迁。
等到员工全部已经搬迁完毕之后,定期要做的就是按照合同约定支付房租,支付水电费、物业费,定期清洗空调、地毯等。
平时,办公室的门窗、灯管等容易损坏的地方,及时进行维修。
另一种是公司的自有房屋,自有房屋会减少寻找场地、签合同付房租等步骤,但也意味着行政要对整个办公场所进行全面管理,比如消防是否合规,配合各部门的相关监督和管理等等。
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